PC標準の無料アプリで簡単タスク管理

無料アプリで簡単タスク管理すれば仕事の見えるかが簡単にできる

社会人になると「今何をするべきか？」という事が大切になりますね。

今何をするべきか？というこの選択肢を正しく選べるかどうかが、そのまま他人に言われる「仕事ができる人・できない人」の分かれ目になっていると思います。

そしてこの仕事ができる人、できない人問題で多くの割合を占めるのが、職場や学校なので作業をするとき本人は一生懸命やっているのに周囲は「今それやる？」ということに対するイライラから仕事ができない人という烙印をおされたり、逆に周りが求めているナイスなタイミングで仕事をしていると実際の業務量はさほど多くなくても仕事ができる人という認識を持たれやすいという事が言えると思います。

（少なくと私はそう思ってしまします...）

そして私自身もそう思ってしまうということは、他人からも自分がその指標で判断されている可能性もあるという事は十分考えられます。

したがって「今何をやるべきか？」をしっかり理解する事が周りの理解を得つつ効率的に業務を行う事が周囲の評価も得られる近道だと思います。

どうせ仕事をするなら認められたいですもんね。

そこで私が実践している方法と理由をご紹介したいと思います。

付箋アプリを利用

これは主にPCを使う環境でおすすめする方法ですが、実際の手帳に付箋を貼って利用してもいいと思います。

なぜ付箋を使うのか？

メモをよくする方や書き癖がある方は特に問題はないと思いますが、あまり書く癖のない方で今忙しいと思っている方はぜひ今自分がやらなければならない項目を箇条書きで書き出してみてください。

・●●の書類作成

・●●さんへ連絡

・●●会議へ参加

 等々書き出してみると、もの凄くやるべきことがはっきり見えるようになります。

これは書く癖がない人はぜひ一度試してみてください。頭の中にあった情報を目に見える状態にするだけでかなりかわってきます。

ただメモ帳だと綺麗に書かなきゃとか書いても見ないとかそういった方のために、PCの付箋アプリを利用すれば常にデスクトップに張り出されている状態になるので、非常にわかりやすくなるのでオススメです。

付箋アプリをさらに見やすくする為にマトリクス形式にする

付箋アプリに箇条書きでたくさんやる事を書いて「よし上から順番にやっつけていこう」という発想だと場合によってはやっぱり周りと温度差ができてしまう場合があります。

そこでマトリクス形式にして付箋アプリを使うと一気にやるべきことが見えてきます。

2軸4象限でカテゴリわけをする。

付箋をただ張って上から並べるだけではわかりにくいのでここで2軸4象限のカテゴリ訳をした付箋のカテゴリ訳をします。

よくビジネス書などにも載っていますが、重要な2つの項目を指標とし、4つのカテゴリわけをした付箋配置にします。

１つの軸を「緊急度」2つ目の軸を「重要性」で分けます。

①　⇒　「重要度が高くて、緊急性も高い」やばいからとにかく急げ！って内容。

②　⇒　「重要度が高くて緊急性が引く」やっとかないと近いうちにえらい事になる　

　　　　　よ！よ言うような内容。

③　⇒　「重要度が低くて、緊急性が低い」とりあえずすぐ処理しないと！って内容

④　⇒　「重要度が低くて、緊急性も低い」ゆくゆくの為に準備しておこう！って内容

このような感じで①~④のカテゴリに分けて付箋アプリを配置します。

こんな感じです。

それぞれのマトリクスに色分けをして、そこに各項目のやることを加えていきます。

見える化はとても効果が大きい

頭の中だけ考えているとどうしても並列で考えてしまい、どれが重要項目というか、最も頭の中に残っている事もしくは印象が強い事から取り組んでしまったりします。

これが最大の効率の悪い仕事の原因になります。

それをこのように優先順位と重要度別にやるべきことを箇条書きにすると今の環境においてもっともやるべきことが見えてきます。

この時優先度が低く、貢献度合いが少ない事柄を選んでいたら周りからは「今やる事？」と思われている可能性が高いです。

そこでこのマクトリクスに当てはめてやる事を片付けて行けば、今やらなければ行けないことが視覚的に判断できるようになり、頭の中で考えるよりずっと効率よく動けるようになります。

状況によってはやることの順位が変わったりすることもあると思いますが、そんな時はコピペで違う場所に項目だけ変えたり、付箋自体の配置を入れ変えればいいだけのでタスク管理もすごく簡単にできます。

簡単に見える化してこう効率よく作業しよう

便利タスク管理のアプリはたくさんありますが、そもそもタスク管理がうまくいかない人はそのアプリの中にデータを入力したりするのがめんどうだったり、入力はしたもののアプリを開かなくなってしまう事があるからこそ、いつでもデスクトップに見えるかつ無料で簡単に使える付箋アプリを使う事で、大きな作業の変化がなくタスク管理ができるようになります。

仕事がどうしてもうまく片付かない方はぜひチャレンジしてみてください！